菏泽市会计中心公文处理办法

第一章 总 则
第一条 为做好中心公文处理工作，实现公文处理规范化、制度化，提高机关办公文和工作效率，根据上级有关规定，结合中心实际情况，制定本办法。
第二条 中心公文（包括电报，下同），是机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法履行职能和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理，是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理工作必须严格执行国家保密政策、法规和其他规定，确保国家秘密安全。
第六条 中心办公室是公文处理的管理机构，主管中心的公文处理工作，并指导本部门的公文处理工作。
第七条 中心各科室组、各会计工作站应当指定专人负责公文管理工作。

第二章 公文种类

第八条 公文的种类主要有：
（一）决定
适用于对重大事项或重大行动作出安排，奖惩所属有关单位及人员，变更或者撤销所属有关单位不适当的决定事项。
（二）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
（三）通知
适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免人员。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复
适用于答复有关单位、会计工作站请示事项。
（八）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题、请求批准和答复审批。
（十）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第九条 中心公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同一公文既是密件又是急件的，紧急程度标于秘密等级之上。
（三）发文机关标识应当使用全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。中心发文一般使用两种发文字号。一种是普通公文编号，年号一律用公元纪年，全称括于六角括号内，置文种代号之后流水号之前，如菏会办[2005]××号；另一种是函件编号，年号用全称括于圆括号内，置文种代号之前，如（2004）菏会办函×号。
中心发文字号的确定、公布启用和变更，由中心办公室办理。
（五）上行文应当标注签字人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关。一般公文的主送机关应写于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。各类主送机关之间用逗号，同类各主送机关之间用顿号。有的公文如决定、会议纪要等，要将主送机关写于正文之后。正式公文主送机关的全称或者规范化简称、统称，应使用统一的概念和序列表达，不得随意变换。
（八）公文如有附件，应在正文之后空一行、成文时间之前，注明附件顺序和名称。
（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖中心公章。印章盖在成文时间的中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下，不再落款。正文末页无空档时，另加空白页标明发文时间并盖章。几个单位联合行文，印章顺序应与行文机关顺序相吻合，最后一枚印章应与发文时间相叠。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发时间为准。电报以发出日期为准。成文时间一般应标注于正文之后。决定、会议纪要的时间应刊于标题之下、正文之上。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按上级机关的要求标注主题词。主题词应基本反映标题内容，不得超过6个，并印在抄送机关之上。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当用全称或规范化简称、统称。抄送机关应顶头空一格印在文件发文时间之下、制发机关之上。抄上级机关的标明“抄报”；抄平行机关、下级机关的标明“抄送”；平级机关依党、政、军、群次序排列。
（十四）印制单位、印发时间。印制单位列抄送机关之下，并标明印发时间。
（十五）文字从左至右横写、横排。
第十条 公文中各组成部分的标识规则，详细参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。公文用字，标题为2号大标宋，正文为3号仿宋。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要，注重效用。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十四条 属于中心职权范围内的事项，均以中心名义行文。其行文包括上行文、下行文和平行文三种。
（一）上行文。向上级领导机关请示、反映问题，提出建议，汇报工作等用上行文。上行文要按隶属关系逐级上报。上报请示的公文，一般主送一个机关，如确需上报几个机关，应用抄报形式，但不能抄送下级机关。一般不直接向非主管上级业务机关行文，若需要时应与市有关部门联合上报。为简化手续和提高效率，联合上报的公文由主办单位加盖印章即可。
（二）下行文。对中心所属各科室组、各会计工作站以及各县区会计委派机构下达指示、部署工作、答复问题、通知事项等用下行文。中心行文中涉及其他机关、部门职权范围的问题，需要有关部门配合及其下属机关共同执行的规定和办理的事项，应与市直有关部门联合下文；属非本单位的下属单位须知的事项可用抄送的形式。重要的下行文应抄报市财政局。
（三）平行文。与市直有关部门商洽解决的问题，印发财税、财务政策、规章和部署财政财务工作等，经局领导同意后，可直接向市直有关部门行文。
（四）中心内部之间行文。干部任免、开展全局性工作和活动、印发机关规章制度等，分别由人事科、中心党支部、办公室等科室，按规定在中心内部行文，科室及会计工作站之间一般不互相行文。
第十五条 确需与市政府各部门、相应的党组织和军队机关联合行文，应经局领导同意，以市财政局名义联合行文。可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文单位不宜过多，并应当明确主办部门。
第十六条 须经市政府审批的事项，经市政府同意也可以直接行文，文中应当注明经市政府同意字样。
第十七条 各科室组要严格按照职责范围规定的业务分工行文，不得互相推诿、扯皮或越权代办。职责范围不清的应向中心办公室反映，或主动与有关科室磋商。未经协商一致的，不得各自向下行文。如擅自行文，办公室有权责令纠正或撤销。
中心内设机构不得对外发布请示性、规范性公文。
第十八条 “请示”应一文一事。除上级领导直接交办的事项外，上报的“请示”、“意见”和“报告”，不得直接送领导者个人。
“报告”中不得夹带请示事项。
第十九条 “意见”可用于上行文、下行文和平行文。请示事项不得以“意见”上报。下级机关向上级机关报送“意见”适用于报请上级机关予以批转或转发。
第二十条 在各科室组召开的专业会议上已经部署的工作、中心领导同志讲话、会议纪要，一般不再以中心名义行文。
第二十一条 对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，经中心办公室同意后，可按保密要求原文翻印下发，不再重复行文转发，受文单位应按照执行。

第五章 收文办理

第二十二条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记（扫描）、分办、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十三条 来中心公文由办公室统一收办，属机要和人事管理的文电，应送中心领导和人事科启封处理。办公室对来文应随收、随拆、随登记（扫描），一般当天送出，急件立即分送，防止积压贻误工作。
（一）登记编号。来中心公文，一般由办公室收发人员登记编号。上级机关、同级机关和直接隶属机关主送、抄送中心的正式公文、会签文、征求意见稿，均由收发人员填制收文联单，并编收文字号，扫描进入办公自动化系统；领导同志在各种会议上的讲话等，不填收文联单，但要登记编号；外单位发来的一般函件、简报、报表、文件、刊物、资料等，由有关科室登记。凡外来会签的文件，均先由中心收发人员登记，填写会签单；如直接送到科室的应及时转交办公室补记。
（二）分发、批办。凡需办理的公文，由办公室根据文件内容和紧急程度及时提出拟办意见，明确办理时限，送领导人批示，或者批交有关科室办理。上级机关、同级机关和下属单位发来的一般函件、抄件、定期报表、一般性业务请示、专题报告、汇报材料及刊物资料等，收发人员可根据业务分工，直接分送有关科室；上级和各县区、部门的综合情况简报等材料，份数较多的，可酌情分送有关科室。一个文件内容涉及两个以上科室的，主办科室的负责向有关科室传递，并主动与协办科室研究办理，同时负责汇总办理意见。
不属于中心或本科室职权范围以及不适宜由中心或本科室办理的公文，主办科室应当迅速退回办公室或直接交主办部门并向办公室说明理由。
（三）催办、查办。对各种文件都要及时阅办，不得积压。市委、市政府和市财政局交办件，由办公室按时限要求负责催办，并建立定期催办、检查、通报制度；各科室组、各会计工作站严格执行中心公文督查制度，对承办的各类文件（含征求意见稿和会签文），要及时催办，每周检查一次办理情况，重要公文应及时了解和反馈办理情况。个别不能按期办理的，要及时向办公室或有关领导说明。不需办理的收文，有关人员阅后，应及时退交文书人员存查。
（四）机要文件的阅批和办理。机要文件由机要秘书协助办公室主任阅批，机要秘书按所批意见及时呈请有关中心领导和科室阅处。密码电报、绝密文件在机要室阅看，需记录的应记在专用记录本上，不得将绝密文件带离机要室。特殊情况，经机要人员携带机要文件的，要按规定采取保密措施。严禁携带机要文件到公共场所。
第二十四条 各科室组、会计工作站不得随意复印机要文件。绝密或注明不得翻印的文件一律不准复印；其它机要文件需要复印时要经办公室主任批准，并注明复印科室、时间和份数。
第二十五条 传递、管理秘密级以上的公文时，必须严加登记和管理，确保公文安全。要进一步加强办公自动化保密工作。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须增加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

第六章 发文办理

第二十六条 发文办理指以中心名义制发公文的过程包括草拟、审核、签发、复核、缮印、登记、分发等程序。
第二十七条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，紊理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第二十八条 公文的审核。各科室组的发文文稿（包括会签文件），先由本科室组拟稿和科室组负责人核稿后，交办公室初审、终审、送签，科室组不应直接送中心领导签发。除重大事项和有关人事任免等涉及机要事项的文件外，未经办公室审核的文稿，中心领导不予签发。
第二十九条 公文的签发。以中心名义制发的上行文，由主要负责人或分管负责人签发；以中心名义制发的下行文或平行文，实行分签制，由办公室主任签署审核意见，分管负责人签署拟定意见，主要负责人签署审定批准意见。
第三十条 办理公文的时限要求。有明确办理时限的，应按批办时限要求办理，如有特殊情况在规定的时间内不能如期办结时，应及时向办公室或分管领导说明情况。
第三十一条 涉及几个科室的发文，主办科室要主动与有关科室会签，然后再送办公室核稿。会签时间一般不超过2天，个别不能按时会签的要向主办科室说明情况，会签科室有不同意见，应首先协商解决；不能达成一致意见时，主办科室应据实向办公室反映，由办公室协调或转请中心领导审定。
第三十二条 制订或修改重要意见、决定，集中安排重要事项，要提交中心常务会、主任办公会或以其他形式集体讨论决定后，据以行文。
第三十三条 外单位来中心会签的文件、征求意见稿，一般应在3天内办结。涉及两个以上科室的，应在5天内办结。对于会签文件，如有不同意见，承办科室应先与主办单位协商取得一致意见后直接修改会签稿，并在会签联单上注明“文中修改内容已与对方协商一致，请领导审签”；意见不一致的，加页整理意见，提请局领导审定；如无不同意见，则要在会签单上注明“同意，请领导审签”，否则办公室不予受理。会签文件上除主办科室负责人签名和主任签发外，其他人员应将意见和名字写在会签文件处理单上。
第三十四条 中心以市财政局名义行文，由有关科室使用市财政局拟文稿，其办文程序同中心发文，代拟稿上拟办单位、拟稿人、办公室负责人以及中心领导在规定栏内签字，其他人员不得在代拟文稿上签字。
第三十五条 拟发电报。由科室组先用一般稿纸拟文，按行文程序经中心领导审阅同意后，根据内容分别使用明码或密码电报纸打印或抄清，送中心领导核签，办公室送发。
第三十六条 中心领导签发的文件，拟稿人要复阅，领导指示意见可作较大改动时，应及时送科室负责人阅。领导签发后，如有另外意见需要更改文件，应及时与办公室联系处理。
第三十七条 各科室组非正式公文的行文。系统内或与市直单位财务部门之间一般专业性问题的调查部署、催办，进行业务工作联系等，可由科室以非正式公文形式行文（如便函等）。行文时可使用带有“山东省菏泽市会计中心”文头，科室负责人签批，盖科室业务印章，不存档，是否编号由科室自定。
第三十八条 修订或更正已发公文内容，一般应用原发文文种，不得用非公文形式进行修订或更正。错漏字等技术性改错，可酌情处理。
第三十九条 文稿打印和装订，由局打字室负责。打印的文件，要力求及时、整洁、清晰、准确无误。
第四十条 中心党支部和人事科有关机要材料，由人事科安排打印，严防失密、泄密。
第四十一条 中心公文一律加盖会计中心印章，具体用印办法按《会计中心印章使用管理规定》执行。
第四十二条 公文发送要做到及时、准确、安全、保密。装封前要严格清点，平、密适宜；装封时要文、封相符；装封后要对照复查，严防错发、漏发、误发。机密文件要按照机要通信要求办理；挂号严格登记；电报速送速发。大宗邮件的发取，由主办科室为主在办公室协助下自行办理。

第七章 公文归档

第四十三条 公文办理完毕后，要根据中心档案管理的有关规定立卷、归档。
第四十四条 联合办理的公文，原件由主办单位立卷、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第四十五条 各科室组和会计工作站各类文件、资料的销毁，由中心办公室统一负责处理；人事科管理的文件销毁，由人事科负责处理；中心办公室分发各科室需要收回的内部机密材料，由办公室负责收回、销毁。
第四十六条 拟制、修改和签批公文、书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 附则

第四十七条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。
第四十八条 公文处理中涉及办公自动化或电子文件有关规定另行制定。
第四十九条 本办法自即日起施行。
第五十条 本办法由中心办公室负责解释、修订。