菏泽市会计中心档案管理制度

    为加强档案管理，实现会计中心（以下简称“中心”）档案工作规范化、制度化，保障会计委派工作健康有序发展，根据《档案法》和《会计档案管理办法》等有关规定，结合中心实际情况，制定本制度。

    一、档案工作的基本原则。

    （一）统一制度。

    中心负责制定统一的档案管理制度和办法，办公室负责对中心各科室组和会计工作站的档案工作进行监督、指导。

    （二）分级负责。

    办公室负责中心各科室组和会计工作站重要档案资料的统一管理。会计工作站负责当年账本、凭证、报表等会计档案和其它档案资料的管理；会计工作站形成的会计档案，按有关规定移交所属受派单位管理。

    （三）重要资料多重管理

    以前年度的磁性介质会计档案由中心、会计工作站和受派单位分别管理。

    （四）明确责任

    中心办公室和会计工作站都要明确专人负责档案的管理工作。

    二、档案工作基本任务

    （一）贯彻执行《档案法》及国家关于档案工作的规章制度。

    （二）建立规范化、科学化档案管理办法，为中心各项工作服务。

    （三）负责中心档案资料的收集、整理、编目、立卷、归档、管理工作。

    （四）研究和鉴定档案的保存价值，提出档案延期保管和销毁的意见。

    （五）负责档案的保管、贮存、检索、复制等工作。

    （六）为有关人员利用档案、阅读文件提供良好的服务。

    （七）编写每年文书档案《卷宗说明》，通报立卷归档情况。

    三、归档工作制度

    （一）归档范围

    1、文件材料。凡是具有查考保存价值的收发文电、会议文件、会议记录、电话记录、图表、登记簿册、中心编印的出版物的底稿和样本、磁性介质，反映中心工作活动的录音、录像、照片等（凡传真件复印后存档）。

    2、业务档案。记录和反映中心各项工作的书面业务资料，包括人事工作资料、会计业务资料、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、业务考核资料、内部审计资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行电算化管理存贮在磁性介质上的业务资料均视同中心档案一并管理。

    3、会计档案。会计工作站经办形成的受派单位的会计凭证、帐薄、报表等会计资料。

    （二）立卷分工

    1、中心及各科、室、组收发的文件和其它工作资料，由中心办公室立卷。

    2、各会计工作站收发或产生的文件材料由各会计工作站自行立卷。

    3、受派单位当年的会计凭证、帐薄、报表等会计档案由会计工作站自行立卷。

    （三）归档时间和手续

    1、属于归档范围的各种文件材料，各科、室、组要按案卷质量要求整理后于次年第一季度内向中心办公室移交；会计工作站向受派单位移交上年度的磁性介质和纸质会计档案；向中心办公室移交上年度的磁性介质会计档案；并做好应由本站管理的磁性介质会计档案和其它档案资料的归档工作。

    2、卷内文件要排列有序，依次编写页号，并编制卷内目录，逐项填写清楚，书写工整。

    3、区分文件价值，正确划分案卷保管期限。

    4、案卷标题要简明确切，装订要整齐结实，符合规范，便于保管和利用。

    5、归档时间要用钢笔或毛笔编制案卷目录一式两份，随案卷一并移交。

    四、档案保管制度

    （一）档案库房贯彻“以防为主，防治结合”的原则，采取切实措施，做好9防工作（防盗、防火、防水、防尘、防湿、防霉、防毁、防虫、磁性介质防磁）。

    （二）档案入库前须进行杀虫灭霉处理，以确保库房无虫、无霉、无菌蔓延。

    （三）档案柜里须放置樟脑、干燥剂等药物保护档案。

    （四）保护库房清洁卫生，严防强光、高温。注意观察温湿度钟，发挥去湿机作用。

    （五）库房内严禁吸烟、点火和存放易燃物品。

    （六）非档案室工作人员未经批准，不得进入库房。

    （七）经常检查档案，发现问题及时采取措施保护或补救。采用磁性介质存贮的档案，要对其定期检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而导致档案丢失。

    五、档案利用制度

    （一）利用档案人员须严格履行审批、登记手续，外部利用档案人员还须凭单位正式介绍信。

    （二）利用秘密文件档案须经办公室主任或会计工作站负责人批准；利用绝密、机密文件档案须经中心分管主任或主任批准；利用会计档案须经受派单位领导、会计工作站负责人、中心分管主任或中心主任批准。

    （三）利用档案人员须爱护档案、不得圈划、涂改、增删、抽页、剪裁、折叠、损坏、丢失，违者根据情节严肃处理。

    （四）档案原件原则上不借出档案室。特殊情况下经批准借出的档案，限期归还。借阅档案人员须负安全保密责任。

    （五）对档案原件进行摘抄或复制的，文件须经档案管理负责人批准；绝密和秘密文件须经中心分管主任或主任批准。摘抄文件要妥善保管。复印件按正式文件同样管理、归档或清退销毁，个人不得私自保存。

    六、档案销毁制度

    文件材料的销毁制度。由会计中心和会计工作站形成的文件材料档案，保管期满，需要销毁时，由档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清册，报中心分管主任或中心主任批准，由中心派人监销。

    七、本制度自印发之日起执行。